Administrasjon er den minst pålitelige delen av kommuneregnskapet. Administrative utgifter blir ofte dyttet ut i tjenestene.  Det er fritt frem for slike krumspring, for Kostraregnskapet blir ikke revidert.

«Administrasjon og styring» er kostra-funksjonene 100 politikk, 110 revisjon, 120 administrasjon, 121 felles eiendomsforvaltning og 130 administrasjonslokaler. I gjennom snitt bruker kommunene 4.500 kroner per innbygger på administrasjonen i 2017. Utgiftene varierer mye. Små kommuner bruker mer per innbygger til administrasjon enn store.

Oslo kommune er en av de kommunene som utmerker seg med lave administrative utgifter. Utgiftene til «administrasjon og styring» var bare 2.900 kroner i 2017. Før 2013 var utgiftene til administrasjon mye høyere i Oslo, helt opp mot 5.800 kroner per innbygger i 2012. I 2013 sank utgiftene plutselig. «Oslo begynte å føre regnskapet mer nøyaktig» skriver Ole P Pedersen i siste nummer av Kommunal Rapport. Kommunen fant fram til en ny tolkning av Kostra-veilederen fra Kommunaldepartementet.

Diskusjonen gjelder avgrensningen av funksjon 120 administrasjon. I Kostra-veilederen står det at administrasjonen omfatter administrativ støtte og strategisk ledelse. Administrativ støtte er økonomi, personal, IKT og informasjonstjenesten (sak/arkiv/kundemottak). Strategisk ledelse er «ledere som leder andre ledere». Ledere på laveste nivå regnes som tjenesteproduksjon. Du er tjenesteleder hvis du har fullt driftsansvar (ansvar for penger, fag og folk).  I norske kommuner i 2018 har de fleste rektorer, sykehjemsbestyrere, barnevernsleder og brannsjef fullt driftsansvar.  Skolesjefen, PLO-sjefen vil være strategiske ledere og utgiftsføres som administrasjon. Det samme skal økonomikontoret, personalkontoret og IKT-gjengen (utenom fagspesifikke datasystemer).

Jeg synes ikke dette er så vanskelige regler. Alle ledere over rektor er administrasjon. Administrative støttetjenester på rådhuset er administrasjon. Det kan være problemer med avgrensningen i store driftsenheter i pleie og omsorg.

Oslo kommune korrigerte administrasjonsutgiftene med en postering i årsoppgjøret for 2013. Et eksempel: administrasjonsutgiftene i Bymiljøetaten ble korrigert fra 232 millioner kroner til 96 tusen. Regnskapsavdelingen i Oslo kommune hadde funnet ut at det bare var etatslederen og hans stab som skulle føres som administrasjon, i en etat med 7-800 årsverk.

Standardiseringen av kommuneregnskapene går saktere enn man skulle ønske. Det er tross alt 16 år siden Kostra-forskriften kom. En viktig årsak til manglende utvikling er antakelig at Kostra-regnskapet ikke blir revidert. Korrekt funksjonsføring er ikke en del av den lovpålagte regnskapsrevisjonen. Kommunene må bestille slike kontroller som forvaltningsrevisjon og betale ekstra for det. Dette er synd. Gode Kostra-rapporter er viktige. Kostra-tallene er blitt nyttige styringsdata både for kommunene selv og for staten. Kvaliteten på tallene er viktig, blant annet når man skal sammenligne kommunene med hverandre. «Søppel inn gir søppel ut», sier et gammelt jungelord. Jeg er ganske sikker på at problemet ville blitt mindre, dersom revisjonen engasjerte seg i diskusjonen. Jeg tipper også at administrasjonsutgiftene ville bli høyere…